電話受付の練習がしたい!上達するためのポイントは?

電話受付の練習がしたい!社会人であれば電話を受ける機会も多いですから、そういった悩みをお持ちの方は多いかもしれません。やはり電話受付となるとコツが必要ですからね。慣れていない人ですとなかなか難しいです。

中には電話受付が苦手で仕事を辞めてしまうような方もいらっしゃいますからね。この記事では、電話受付の練習方法や上達するためのポイントについてまとめてみました。

電話受付が苦手で、練習して上達したいと考える方は多い!

最近はあなたのように電話受付の練習がしたいと考える方は珍しくありません。やはり最近はあまり電話をしなくても済む世の中ですからね。スマホの発達で、メールやLINEなどで事足りる世の中ですし。意識して使わないと、あまり電話をしないという方も珍しくないのではないでしょうか?

ですが企業活動の場となると、いまだに電話がメインで使われていますからね。そこで「電話の受付ができません」なんてなると、仕事も進めていくことができませんし。特に新人ほど電話番を任されたりして、電話の受付をする機会も多いですからね。

なんとか練習して上達したいところです。

電話受付の練習をするには、まずは本で基礎を勉強すること

電話受付の練習をするのもいいですが、まず「どのように受付をしたらいいのか?」という基礎が分かっていないといけません。なので、まずは本などを読んで勉強をしましょう。こういった社会人のマナー的なことについては様々な書籍が出ています。

何も新品の本を買わなくても、中古の本屋に行けばたくさん売っていますからね。受付や電話対応の仕方なんていうのは今も昔も大して変わってはいません。10年前の書籍でもマナーが変わったり、アップデートされている訳でもありませんので、古い本でも構いません。

100円で買えたり、ネットで1円で出品されているものでも大丈夫です。まぁ最近は本を買わなくてもネットのサイトや、YouTubeで教えてくれる動画などが上がっていたりします。そういったものをまずは見て、ざっくりと「どのように電話受付をすればいいのか?」の基礎を頭に叩き込んだ方がいいでしょう。

新人であれば、こういった電話受付の基礎を教えてくれる研修などをやってくれたりするんですが…。最近はそういった余裕のある企業ばかりでもありませんからね。大企業などであれば別ですが、中小企業となるとなかなかそう言った研修やセミナーなどにお金をかけられないことも多く、OJTで実際に電話対応をしながら学んでいく形になってしまいます。

結局は独学で学んでいくしかないんですね。

練習にはとにかく口に出して言うことが重要!音読してみるのも手

電話受付の基礎を学んだら、後はとにかく口に出して言ってみることが重要です。頭で分かっているだけでは、いざ電話を取った時に対応することができませんからね。こういった時の練習方法としては、音読が効果的です。

できれば電話受付の本やウェブサイトなどを見ながら、声に出して読んでみましょう。そうすれば喋ることにも慣れますし、口に出して言った方が覚えやすくなります。こういった音読の効果というものは色々な所で言われていて、受験勉強などに活用している学習塾などもあるほどです。

声に出して言うことで脳も活性化されて覚えやすくなりますからね。電話受付の練習にはこれ以上ない手段です。ただ場所を選ぶ手段ですので、どこでやるかは考えた方がいいですが…。

できれば自宅や車の中などで練習するようにしましょう。さすがに外では出来ませんし、恥ずかしいですからね。家族や友達に協力してもらえそうであれば、一緒に電話をかける役と受ける役で、で一緒に読んでみるのもいいかもしれません。

その方が上達も早いと思います。

同僚とロールプレイで練習してみるという手も

やはり電話の受付の練習は、実際にやってみるのが一番です。電話の受付をさせられているということは、会社員の方だと思います。そう言った方であれば同僚や上司に頼んで、ロールプレイで練習してみると言うのも手段の一つです。

電話が来た体で練習してみるといいかもしれません。これならばその場で「ここはこうした方がいい」と言う指摘をもらうことができますからね。やはり自分一人だけでやっていても、至らない点があってもなかなか気づかない傾向にありますし。

こうやって誰かを巻き込んでやった方が上達はしやすいと思います。特に電話受付の練習をしたいと考えている方は、まだ会社に入ってそれほど日が経っていない新人の方だと思います。同じ時期に入った同期の新人もいると思いますので、そういった方も交えて一緒にやるといいでしょう。

そういったことであれば、上司も快く協力してくれると思います。みんなで電話対応のレベルが上げられるのであれば、それに越したことはありませんからね。

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電話受付のセミナーなどに出席してみるのもアリ

独学で練習をするのもいいですが、こういった社会人のマナー的なものは、セミナーなどが結構行われていたりしますからね。そう言ったところに参加して、電話受付のプロから手ほどきを受けるのもいいかもしれません。まあ地方などですとこういったセミナーや勉強会はあまり行なわれていない傾向にありますが…。

都会では割とこういったセミナーなどは頻繁に開催されている傾向にあります。セミナーや勉強会を検索できるサイトなどもありますので、そういったものを見ながら電話対応のセミナーなどがないか調べてみるといいでしょう。

やはり素人が独学で学ぶよりは、電話受付のプロに学んだ方がいいと思いますし。電話受付というのは企業の顔になる部分ですから、ちゃんと実績も知識もある専門家から学ぶのがいいかもしれません。そうすればこれから先も電話受付については自信を持って臨むことができますし、後で学び直さなくても済みますからね。

結局は場数を踏んで慣れるしかない

電話受付の練習は色々と手段はありますが、結局は場数を踏んで慣れていくしかありません。実践に勝る良い経験はありませんからね。結局ある程度知識をつけて声に出して練習してみたら、実践で学んでいくしかないんです。

特に最近なんて人手不足の会社が多いですから、あまり練習できていなくてもすぐに現場に投入されて、本番に臨まざるを得なくなってしまいますからね。中には入社初日にいきなり電話対応をさせられて、出来ないと怒られる…という企業も珍しくありません。

出来れば短期間に覚えられるように、様々な手段を使って電話受付の練習をして行った方がいいでしょう。